Nasze archiwum elektroniczne dostępne jest w czterech wersjach. Pozwala nam wypełnić praktycznie dowolne wymagania funkcjonalne i organizacyjne:
- Archiwum elektroniczne w wariancie na płytach CD/DVD
Archiwum to obejmuje aplikację służącą do przeszukiwania i przeglądania zapisanych na płycie CD/DVD obrazów dokumentów wraz z powiązanymi z nimi plikami indeksowymi. Na płycie CD można zapisać nawet do 20 tys. zeskanowanych stron dokumentów, łącznie z indeksami. Archiwum znajdujące się na płyce jest archiwum samodzielnym i nie wymaga instalowania jakichkolwiek aplikacji na stacjach roboczych. Pliki dostępne są przy pomocy zawartej na płytce przeglądarki.
- Archiwum elektroniczne w wariancie wielostanowiskowym z uproszczoną przeglądarką
Archiwum to oparte jest na uproszczonej aplikacji do przeszukiwania i przeglądania danych współpracującej z silnikiem bazy danych i jest przeznaczone dla małych instalacji sieciowych. Baza danych archiwum jest zasilana danymi z kolejnych nośników danych przekazywanych przez RCO, a system pozwala na autoryzacje użytkowników i usuwanie określonych dokumentów z bazy danych.
- Archiwum elektroniczne w wariancie wielostanowiskowym (intranet, Internet) z przeglądarką opartą o interfejs www
Archiwum to oparte jest na rozbudowanej aplikacji do przeglądania i przeszukiwania bazy z danymi oraz na silniku bazy danych Microsoft SQL Server. Baza danych archiwum jest zasilana danymi z nośników optycznych. System pozwala na dodawanie
i usuwanie dokumentów oraz plików elektronicznych, a także umożliwia tworzenie elektronicznych adnotacji do archiwizowanych dokumentów. Dostęp do archiwum, w zależności od wymagań Klienta, może odbywać się w ramach intranetu lub Internetu, przy wykorzystaniu loginów i haseł zabezpieczających albo certyfikatów niekwalifikowanych.
W ramach systemu Klient otrzymuje również aplikacje konfigurujące system, użytkowników i dokumenty.
Charakterystyka funkcjonalna archiwum elektronicznego:
| Funkcjonalność |
Opis |
| Przechowywanie dokumentów |
Dowolny format, m.in. zeskanowane dokumenty papierowe (tiff, jpg, pdf) oraz doc, xls, xml, mp3, djv. |
| Dostęp do dokumentów |
Z poziomu standardowej przeglądarki internetowej (m.in. Internet Explorer, Firefox) lub interfejs dla Windows (niektóre wersje). |
| Dostęp do teczek |
Różne typy teczek, m.in. klientów, projektów, pracowników itp., możliwość załączania dokumentów do odpowiednich teczek, folderów i podfolderów. |
| Modelowanie teczek |
Modelowanie hierarchicznych struktur teczek (drzewka) – dodawanie, usuwanie, przenoszenie. |
| Wyszukiwanie po indeksach |
- ekrany dla podania wartości wyszukiwanych indeksów,
- możliwość podania jednego lub wielu indeksów,
- wykorzystywanie symboli zastępczych (tzw. wildcards), m.in. „*”,
- wyszukiwanie za okres czasu,
- wyszukiwanie przez zakres kwot (w przypadku dokumentów finansowych). |
Wyszukiwanie pełnotekstowe i
kontekstowe |
- przeszukiwanie dokumentów elektronicznych oraz zeskanowanych dokumentów (OCR, DJVU).
- ekrany dla podawania dowolnych fraz (kryteriów wyszukiwania),
- wyszukiwanie dokumentów zawierających w tekście zadaną frazę lub jej kontekst znaczeniowy. |
| Edycja dokumentów |
Możliwość swobodnego dostosowywania widoku dokumentu do aktualnych potrzeb (pomniejszanie, powiększanie, obroty, zmieść na stronie itp.). |
| Kontrola dostępu |
- dostęp do archiwum tylko dla posiadaczy certyfikatów,
- dostęp o podaniu login’u i hasła,
- dostęp do dokumentów zgodnie z posiadanymi uprawnieniami,
- moduł zarządzania użytkownikami. |
| Wykonywanie adnotacji |
Dodawanie do dokumentów dowolnych komentarzy, zaleceń, notatek. Adnotacje są skojarzone z dokumentem i nie modyfikują oryginalnego dokumentu. |
Indywidualne ekrany
archiwizacji |
Ekrany zawierają pola pozwalające podawać indeksy opisujące dokumenty, np. nazwisko, nr faktury, nr zamówienia. Ekrany są dostosowane do konkretnych typów dokumentów, np. kadrowych, finansowych, logistycznych itp. |
Przetwarzanie dokumentów
poza archiwum |
System pozwala na drukowanie, faksowanie, zapisywanie na lokalnych dyskach twardych oraz wysyłanie pocztą elektroniczną przechowywanych dokumentów. Pozwala to wykorzystać dokumenty również przez osoby nie posiadające dostępu do archiwum elektronicznego. |
| Integracja z systemami informatycznymi |
Usługi WebServices pozwalają na integrację systemu z praktycznie dowolnym system informatycznym (np. workflow, BPM, ERP, BPM, CRM) oraz możliwość wymiany danych z systemami zewnętrznymi. |
| Certyfikat elektroniczny |
Imienny certyfikat kwalifikowany pozwala podpisywać dokumenty elektroniczne. Podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi tradycyjnemu (nie ma potrzeby drukowania dokumentu). Jeśli dokument zostanie zmodyfikowany, jego podpis automatycznie utraci ważność. Certyfikat niekwalifikowany jest wykorzystywany do logowania do archiwum, weryfikacji tożsamości użytkowników) oraz zabezpieczenia dokumentów. System pozwala na przechowywanie podpisanych elektronicznie dokumentów oraz podpisanie i weryfikację złożonego podpisu elektronicznego. |
- Archiwum udostępniane w KIR S.A. (dokumenty przechowywane na serwerach KIR S.A.)
Dla firm chcących korzystać z zalet związanych z elektroniczną archiwizacją oraz chcących uniknąć kosztów inwestycyjnych związanych z zapewnieniem infrastruktury teleinformatycznej oferujemy możliwości dostępu do zewnętrznego archiwum dokumentów udostępnionego przez KIR S.A.
W archiwum umieszczonym na serwerze w Ośrodku Obliczeniowym KIR S.A. przechowywane są elektroniczne obrazy dokumentów oraz pliki elektroniczne naszych klientów wraz z powiązanymi z nimi plikami indeksowymi.
Archiwum to jest w pełni utrzymywane i administrowane przez KIR S.A. - nie są wymagane żadne inwestycje w oprogramowanie i sprzęt serwerowy. Udostępniamy sprzęt, oprogramowanie i infrastrukturę telekomunikacyjną zapewniające naszym klientom niezawodny i ciągły dostęp do ich dokumentów.
Od strony użytkownika wymagany jest jedynie dostęp do dowolnej stacji roboczej ze standardową przeglądarką internetową i podłączeniem do Internetu. Posiadają oni zdalny dostęp do archiwum przez 24 godziny na dobę (on-line). Uprawnienia użytkowników są weryfikowane poprzez system haseł i certyfikaty niekwalifikowane.
Archiwum udostępniane w tym modelu posiada pełną funkcjonalność archiwum instalowanego w wariancie wielostanowiskowym.
Outsourcing archiwum elektronicznego oznacza dla naszych klientów, m.in.:
- znacznie niższy poziom inwestycji,
- wysoki i monitorowany poziom bezpieczeństwa operacyjnego, logicznego i fizycznego,
- uwolnienie zasobów własnych do działań operacyjnych,
- uproszczenie struktur i procedur organizacyjnych,
- zwiększenie elastyczności działania,
- dostęp do know-how posiadanego przez KIR S.A.
